قرارداد مشارکت در مشاور املاک

قرارداد مشارکت در مشاور املاک چه کاربردی دارد؟

قرارداد مشارکت در مشاور املاک برای تنظیم رابطه میان دو یا چند شخصی به کار می‌رود که می‌خواهند در تأسیس، اداره یا توسعه یک دفتر مشاور املاک همکاری کنند. هدف قرارداد فقط ثبت درصد سهم نیست؛ بلکه باید روشن کند هر شریک چه نقشی دارد، چه آورده‌ای وارد کار می‌کند، تصمیم‌ها چگونه گرفته می‌شود و درآمدها و هزینه‌های کسب‌وکار با چه روشی محاسبه و ثبت خواهند شد. هرچه این توافق‌ها پیش از آغاز یا گسترش همکاری دقیق‌تر نوشته شوند، احتمال اختلاف بر سر برداشت‌های متفاوت از توافق شفاهی کمتر خواهد بود.

عنوان «سهم» ممکن است در گفت‌وگوهای شرکا معانی متفاوتی داشته باشد. سهم از سود، سهم از سرمایه یا دارایی‌های مشترک، حق تصمیم‌گیری و سهم از مسئولیت‌های اجرایی لزوماً یک مفهوم واحد نیستند. بهتر است قرارداد هرکدام را جداگانه تعریف کند و مشخص سازد توافق درباره سهم، چه آثار و حدودی دارد. اگر شرکا برای فعالیت خود شرکت یا شخصیت حقوقی جداگانه‌ای ثبت کرده‌اند، مفاد قرارداد مشارکت نیز باید با اسناد ثبتی و توافق‌های دیگر آنان هماهنگ باشد. صرف امضای قرارداد مشارکت، جایگزین ثبت شرکت یا دریافت مجوزهای لازم برای فعالیت نیست.

چه مواردی باید در قرارداد مشخص شود؟

آورده شرکا و مبنای سهم

آورده می‌تواند وجه نقد، تجهیزات، مبلمان، تأمین محل، امکانات اداری یا خدمات و کار تخصصی باشد. قرارداد باید نوع و ارزش مورد توافق هر آورده، زمان و شیوه تحویل آن و وضعیت مالکیتش را مشخص کند. برای مثال، باید معلوم باشد تجهیزات به مالکیت مشترک درمی‌آیند، صرفاً برای استفاده دفتر در اختیار آن قرار می‌گیرند یا پس از پایان همکاری به آورنده بازگردانده می‌شوند. اگر ارزش‌گذاری آورده غیرنقدی یا خدمات اهمیت دارد، روش توافق‌شده برای ارزیابی و اثر آن بر سهم شرکا نیز باید شفاف باشد.

درصد سهم از سود، میزان مشارکت در زیان، سهم از دارایی‌های مشترک و حق رأی را بهتر است در بندهای مستقل بیاورید. ممکن است شرکا توافق کنند سهم مالی یک نفر با میزان کار روزانه او یکسان نباشد؛ چنین توافقی باید صریح باشد و نباید به عبارت مبهم «به نسبت همکاری» واگذار شود. همچنین تغییر سهم در آینده، ورود شریک جدید یا افزایش سرمایه باید تابع سازوکار روشن و مورد توافق طرفین باشد.

درآمد، هزینه و حسابرسی داخلی

منبع درآمد دفتر و روش ثبت آن باید معلوم باشد؛ از جمله اینکه درآمدهای مرتبط با فعالیت مشترک چگونه شناسایی، مستند و به حساب‌های مربوط واریز می‌شوند. در کنار آن، قرارداد لازم است هزینه‌های قابل قبول مشارکت را تعریف کند؛ مانند اجاره، حقوق کارکنان، هزینه‌های اداری و مخارجی که شرکا درباره آن توافق می‌کنند. تعیین سقف اختیار هر شریک برای ایجاد هزینه یا تعهد، لزوم تأیید شریک دیگر و شیوه نگهداری فاکتورها و اسناد، از اختلاف درباره مخارج جلوگیری می‌کند.

برای محاسبه سود قابل تقسیم، باید دوره مالی و روش کسر هزینه‌ها و بدهی‌های مرتبط مشخص شود. بهتر است قرارداد تعیین کند چه کسی مسئول تهیه گزارش مالی است، سایر شرکا چگونه به اسناد دسترسی دارند و چه زمانی تسویه انجام می‌شود. برداشت‌های شخصی از وجوه مشترک نیز باید تابع قاعده‌ای مشخص باشد تا با سود قابل تقسیم یا هزینه‌های دفتر اشتباه نشود. اگر قرار است بخشی از درآمد برای مخارج آتی یا تعهدات احتمالی نگهداری شود، میزان یا روش تعیین آن را نیز می‌توان در توافق درج کرد.

وظایف، اختیارها و محرمانگی

وظایف اجرایی شرکا می‌تواند شامل مدیریت روزانه، پیگیری امور اداری، نظارت بر کارکنان، ارتباط با مشتریان یا کنترل اسناد و حساب‌ها باشد. قرارداد باید مرز اختیار افراد را مشخص کند؛ برای نمونه، چه کسی می‌تواند به نام کسب‌وکار تعهد مالی ایجاد کند، قراردادهای مرتبط با فعالیت دفتر را امضا کند یا درباره استخدام و هزینه‌های عمده تصمیم بگیرد. تعیین شیوه تصمیم‌گیری در امور عادی و تصمیم‌های اساسی، مانند تغییر محل فعالیت یا ایجاد بدهی، به اداره منظم همکاری کمک می‌کند.

اطلاعات مشتریان، سوابق مذاکرات و اسناد معاملاتی می‌توانند محرمانه یا حساس باشند. شرکا می‌توانند درباره نحوه دسترسی و استفاده از این اطلاعات، نگهداری سوابق، منع افشای غیرمجاز و تکلیف مدارک هنگام خاتمه همکاری توافق کنند. مفاد محرمانگی باید با نوع اطلاعات و نیازهای واقعی دفتر تناسب داشته باشد. همچنین بهتر است قرارداد درباره مسئولیت رسیدگی به شکایت‌ها، خطاهای حرفه‌ای یا خسارت‌های ناشی از اقدام هر شریک، تا حد امکان روشن و قابل اجرا تنظیم شود.

مدت، خروج از مشارکت و حل اختلاف

مدت قرارداد، زمان آغاز همکاری و شرایط تمدید یا خاتمه باید روشن باشد. طرفین می‌توانند موارد پایان همکاری، مهلت اعلام قبلی، امکان واگذاری حقوق یا سهم به شخص دیگر و نحوه تسویه را تعیین کنند. در زمان خروج یک شریک، موضوعاتی مانند ارزش‌گذاری دارایی‌های مشترک، بدهی‌های باقی‌مانده، اسناد و تجهیزات، مطالبات وصول‌نشده و تعهدات جاری باید طبق روشی توافق‌شده بررسی شوند. درج صرف عبارت «تسویه با توافق طرفین» ممکن است برای شرایط اختلافی کافی نباشد؛ بنابراین تعیین مهلت، مدارک مبنا و شیوه محاسبه اهمیت دارد.

برای اختلاف‌ها می‌توان ابتدا گفت‌وگوی مستقیم یا مذاکره را پیش‌بینی کرد و سپس مرجع رسیدگی را با عبارت دقیق تعیین نمود. اگر داوری انتخاب می‌شود، موضوع اختلاف‌های مشمول داوری، شیوه انتخاب داور، تعداد داوران و چگونگی پیگیری فرایند باید با دقت بررسی شود. اگر چنین توافقی وجود ندارد یا اختلاف در محدوده شرط داوری نیست، رسیدگی تابع قوانین و صلاحیت مراجع مربوط خواهد بود. انتخاب روش حل اختلاف باید با رضایت آگاهانه طرفین انجام شود و هیچ متن قراردادی نتیجه رسیدگی را از پیش تضمین نمی‌کند.

خدمات قراردادی سندآرا

سندآرا خدمات تنظیم، تدوین، بررسی، بازبینی، اصلاح و شخصی‌سازی قرارداد را متناسب با وضعیت طرفین ارائه می‌کند. «قرارداد اختصاصی» بر پایه نیازها، شرایط شرکا، موضوع همکاری و الزامات سفارش تدوین می‌شود. «قرارداد اختصاصی تخصصی» علاوه بر توافق‌های عمومی طرفین، الزامات و ریسک‌های تخصصی صنعت مشاور املاک و نوع همکاری را نیز در نظر می‌گیرد. «نمونه قرارداد اختصاصی» ساختاری متناسب و قابل استفاده مجدد برای پروژه‌ها یا همکاری‌های مشابه فراهم می‌کند و به معنای نمونه عمومی آماده یا فایل دانلودی نیست.

برای انتخاب روش مناسب، بهتر است اطلاعاتی مانند تعداد شرکا، وضعیت دفتر، آورده‌های هر شخص، نحوه تقسیم سود و هزینه، مسئولیت‌های اجرایی، مجوزها و محدودیت‌های مورد توافق گردآوری شود. بررسی این جزئیات پیش از تنظیم یا بازبینی قرارداد کمک می‌کند بندها با واقعیت همکاری هماهنگ باشند. قرارداد نهایی نیز باید پیش از امضا با دقت خوانده شود و در صورت تغییر شرایط مشارکت، متناسب با توافق جدید اصلاح شود.

سؤالات متداول

سؤال: قرارداد مشارکت در مشاور املاک چه موضوعاتی را پوشش می‌دهد؟

پاسخ: این قرارداد می‌تواند آورده و سهم شرکا، نحوه محاسبه درآمد و هزینه، وظایف و حدود اختیار، نگهداری اطلاعات، مدت همکاری، شرایط خروج و شیوه حل اختلاف را مشخص کند. جزئیات به توافق واقعی طرفین بستگی دارد.

سؤال: آیا سهم از سود با سهم از مالکیت دارایی‌ها یکسان است؟

پاسخ: لزوماً خیر. شرکا باید جداگانه تعیین کنند هر شخص چه سهمی از سود، سرمایه یا دارایی‌های مشترک و چه اختیاری در تصمیم‌گیری دارد. درج درصد بدون تعریف آثار آن ممکن است ابهام ایجاد کند.

سؤال: آیا قرارداد مشارکت جایگزین مجوز فعالیت دفتر می‌شود؟

پاسخ: خیر. قرارداد، روابط و تعهدات شرکا را تنظیم می‌کند و جایگزین مجوزها، الزامات صنفی یا تشریفات ثبتی لازم برای فعالیت نیست. وضعیت مجوزها باید جداگانه بررسی شود.

سؤال: در صورت خروج یکی از شرکا چه باید کرد؟

پاسخ: بهتر است قرارداد از ابتدا مهلت اعلام خروج، نحوه محاسبه و تسویه سهم، تعیین تکلیف دارایی‌ها و بدهی‌ها، تحویل اسناد و وضعیت تعهدات جاری را مشخص کند.